Витяги та дублікати документів з України для українців за кордоном: як замовити дистанційно

Коли потрібні витяги та дублікати документів

Українці, які проживають за кордоном, часто стикаються з необхідністю отримання документів з України. Найчастіше йдеться про витяги з ДРАЦС або дублікати свідоцтв про народження, шлюб, розлучення, зміну імені, смерть, витяги про підтвердження дошлюбного прізвища чи рішення суду. Такі документи можуть знадобитися для оформлення шлюбу за кордоном, отримання посвідки на проживання, оформлення громадянства, працевлаштування, навчання, возз’єднання сім’ї, оформлення соціальних виплат або подачі документів до консульських установ.

Оскільки не всі мають можливість приїхати в Україну, сьогодні більшість документів можна замовити дистанційно. Це значно спрощує процедуру отримання документів і дозволяє отримати їх, перебуваючи в Польщі, Італії або будь-якій іншій країні.

Які документи можна отримати дистанційно

Дистанційно можна замовити як витяги з державних реєстрів, так і дублікати офіційних документів. Найбільш популярними є документи, видані органами ДРАЦС.

До таких документів належать:

витяг про народження;
витяг про шлюб;
витяг про розлучення;
витяг про зміну імені або прізвища;
витяг про смерть;
дублікати свідоцтва про народження;
дублікати свідоцтва про шлюб;
дублікати свідоцтва про розлучення;
дублікати свідоцтва про зміну імені;
дублікати свідоцтва про смерть;
рішення суду.

Витяг з ДРАЦС — це офіційний документ з реєстру, який підтверджує факт реєстрації акту цивільного стану. Дублікат свідоцтва — це повторно виданий документ, який має таку ж юридичну силу, як і оригінал.

Як замовити витяги або дублікати документів дистанційно

Українці за кордоном можуть замовити документи без особистого приїзду в Україну онлайн, через уповноважену особу (але тоді потрібна довіреність) або Ви можете звернутись до професійної агенції, яка зможе без вашої присутності, без довіреності, без черг і затримок отримати вчасно документ, поставити додатково апостиль і виконати переклад, тобто зробити усе в одному місці “під ключ”.

Процедура оформлення дублікату через нашу агенцію зазвичай складається з кількох етапів.

Крок 1. Підготовка документів
Для замовлення витягу або дубліката зазвичай потрібно надати лише скан-копії наступних документів:

внутрішній паспорт громадянина України;
ідентифікаційний код (при наявності);
додатково вказати інформацію про документ (дата та місце реєстрації події) або надати фото старого свідоцтва, витягу чи рішення суду;
додатково потрібно надати фото інших свідоцтв для підтвердження родинних зв’язків чи зміни прізвища;
повідомити чи потрібен апостиль і переклад додатково.

Крок 2. Подача заяви
Заява подається до органів ДРАЦС в Україні чи суд (якщо це рішення суду). Це можна зробити через представника (тоді потрібна довіреність) або через нашу агенцію, оскільки ми займається оформленням документів дистанційно, без черг, бюрократії, нервів, без довіреності, без вашої присутності (робимо офіційний адвокатський запит). З нами результат гарантовано, або повернемо кошти!

Крок 3. Отримання документа
Після виготовлення документ можна:

в одному із наших офісів у Львові особисто або віддамо документ вашому представнику;
відправити кур’єрською службою за кордон особисто у руки чи у відділення нової пошти;
відправити кур’єрською службою по Україні;
додатково можемо підготувати документ для подачі в іноземні установи (апостиль, переклад, нотаріальне засвідчення, присяжний переклад чи консульська легалізація).

Апостиль на витяги та дублікати документів

Якщо документ буде використовуватися за кордоном, у більшості випадків необхідно поставити апостиль. Апостиль підтверджує справжність документа і робить його дійсним в іншій країні.

Апостиль найчастіше ставиться на:

свідоцтво про народження;
свідоцтво про шлюб;
свідоцтво про розлучення;
витяги з ДРАЦС;
рішення суду;
інші офіційні документи.

Важливо пам’ятати правильну послідовність оформлення документів:

Отримання витягу або дубліката;
Проставлення апостиля;
Переклад документа;
Нотаріальне засвідчення перекладу чи присяжний переклад.

Лише після цього документ можна подавати до іноземних установ.

Нотаріальне засвідчення перекладу

Після перекладу документа часто потрібно зробити нотаріальне засвідчення. Нотаріус засвідчує підпис перекладача, що підтверджує правильність перекладу та його офіційний статус. Також можуть вимагати присяжний переклад, тому обов’язково потрібно уточнити вимоги щодо оформлення перекладу в установі подання.

Нотаріальне засвідчення зазвичай потрібне для:

подачі документів до державних установ;
реєстрації шлюбу за кордоном;
отримання посвідки на проживання;
оформлення громадянства;
подачі документів до суду або муніципалітету.

Строки оформлення документів

Строки оформлення витягів та дублікатів документів можуть відрізнятися залежно від типу документа та терміновості.

У середньому:

витяг з ДРАЦС — від 3 до 10 робочих днів;
дублікат свідоцтва — від 3 до 10 робочих днів;
рішення суду — від 10 до 20 робочих днів;
апостиль — від 3 до 7 робочих днів;
переклад та нотаріальне засвідчення — 1–2 робочі дні.

Якщо потрібне термінове оформлення, строки можуть бути значно коротшими.

Поширені помилки при замовленні документів

Під час замовлення витягів і дублікатів документів люди часто допускають помилки, які можуть затримати процес отримання документів.

Найпоширеніші помилки:

неправильні дані про місце реєстрації акту цивільного стану;
замовлення витягу замість дубліката або навпаки;
відсутність апостиля для подачі за кордоном;
неправильний переклад імені та прізвища;
неправильна послідовність оформлення документів.

Щоб уникнути цих проблем, варто заздалегідь уточнити, який саме документ потрібен — витяг чи дублікат, і які вимоги до нього у країні подачі.

Висновок

Українці, які перебувають за кордоном, можуть без проблем замовити витяги з ДРАЦС та дублікати документів дистанційно. Для цього не потрібно особисто приїжджати в Україну — достатньо підготувати необхідні документи, подати заяву та замовити доставку. З нашою допомогою Ви можете отримати готовий документ “під ключ” без вашої присутності та без довіреності.

Якщо документи будуть використовуватися за кордоном, важливо правильно оформити їх: поставити апостиль, зробити переклад та нотаріальне засвідчення. Правильно підготовлений пакет документів гарантує, що їх приймуть у державних органах іншої країни без додаткових вимог і затримок.